Как работать продуктивно: полезные советы и инструменты

Если повысить эффективность использования времени, можно будет намного быстрее справиться с работой, заняться спортом, изучением иностранного языка или пообщаться с близкими. Современная наука разработала множество способов и программ, которые позволяют безо всякого стресса и выгорания продуктивно работать день за днем.

Правильное использование времени

Тайм-менеджмент позволяет оптимально распределять время, успевая выполнить максимум полезных задач. В числе признанных наиболее действенными методик:

• матрица Эйзенхауэра;
• принцип Парето;
• пирамида Франклина;
• интеллект-карты (Mind map);
• метод ABC.

В основе этих методов — анализ важности и срочности заданий, выстраивание дел в определенном порядке. Кроме того, обязателен контроль времени, которое расходуется на малоэффективные действия — от просмотра ленты в соцсетях до зевания на разного рода совещаниях.

Ни одна из этих методик не гарантирует, что удастся за день переделать все необходимые дела. Это нормально, ведь у каждого человека есть своя максимальная скорость работы. Все, что успеть не удается, рекомендуют делегировать, например отдать на аутсорс.

Мотивация без стрессов

Повысить свою продуктивность можно и за счет изменения отношения к задаче. В конечном итоге к этому и сводятся многочисленные рекомендации психологов по формированию мотивации и борьбе с прокрастинацией.

Чтобы повысить продуктивность при выполнении задания, нужно:

• поставить четкую цель, обязательно в положительном ключе;
• определить путь ее достижения;
• разбить этот путь на небольшие шаги. Если за выполнение все еще страшно браться — сделать шаги еще меньше, пока каждый из них не перестанет восприниматься как что-то сложное;
• записать все шаги с точными сроками;
• далее воспринимать как цель только ближайший шаг, не пытаясь думать о том, насколько длинным будет путь в целом;
• стараться четко придерживаться планов.

Конечно, ежедневно заданий будет много. Придется научиться определять важность и срочность каждого из них, быстро оценивать, насколько они влияют на скорость достижения основной цели.

Помощники, которые всегда рядом

Чтобы было легче структурировать свое время и оценивать эффективность его использования, специалисты по сему миру создали тысячи полезных инструментов — от механического таймера на основе метода Pomodoro до компьютерного софта. Вот несколько удобных и бесплатных вариантов:

• TMetric Time Tracker. Приложение, подходящее и одиночкам, и небольшим командам.
• ManicTime. Программа для ПК, которая отслеживает действия пользователя и учитывает время. Потом можно просмотреть отчет и точно узнать, сколько было потрачено на соцсети, мессенджеры и другие «пожиратели времени».
• Toggl. Тайм-трекер, который помогает организовывать работу на уровне небольшого предприятия.
• Asana. В рамках приложения можно планировать работу команды, разделять задачи по приоритетам, настраивать дашборды.

Такие мини-помощники очень важны. Человек спокойно концентрируется на рабочем процессе, а программа в нужные моменты подсказывает, что пора сделать перерыв или что приближается дедлайн.

Место, где хочется работать

Доказано, что правильная организация рабочего места способна повысить продуктивность примерно на 30%. И это только прямой результат. Есть еще и косвенные аспекты — улучшение самочувствия и здоровья уменьшает расходы на медицину и количество больничных.

Рабочее место, обустроенное в соответствии с правилами эргономики:

• обеспечивает достаточно пространства для рабочих документов, необходимых девайсов, удобного размещения посетителей, движений сотрудника;
• гарантирует правильное освещение. Если оно изменяется в течение дня, то нужна возможность затемнить или осветить определенную область, развернуть монитор;
• не отвлекает и не раздражает благодаря правильной цветовой гамме оформления;
• обеспечивает возможность работы в тишине, с оптимальным режимом температуры и влажности.

Жизнь в движении

Раньше считалось, что сотруднику в офисе достаточно простых стула и стола. Но исследования показали, что работа сидя негативно влияет на состояние позвоночника, мышц и суставов. В результате длительных экспериментов ученые пришли к выводу, что оптимальный вариант — периодическая смена позы, которую обеспечивает стол для работы стоя и сидя.

В числе преимуществ такого подхода:

• ускорение обмена веществ. Причем без дополнительных усилий со стороны сотрудника. Трата калорий возрастает примерно в 1,5 раза;
• улучшение кровообращения, особенно в ногах и органах малого таза;
• постоянная небольшая нагрузка на мышцы, что позволяет им оставаться в тонусе. Это сохраняет правильную осанку, предотвращает искривления позвоночника, благотворно влияет на нервную и сердечно-сосудистую системы.

Эргономическая мебель — секрет высокой результативности

Чтобы человек мог посвятить все внимание проекту, достаточно обеспечить его правильной мебелью.

Стол с изменяемой высотой и «памятью» на несколько оптимальных расположений столешницы — залог эффективной работы.

Его, как и эргономическое кресло, достаточно настроить один раз, и можно будет больше не отвлекаться от рабочего процесса.

Особенно удобны столы с эргономическим вырезом

В этом случае при работе локти правильно расположены на столешнице под углом 90 градусов, а тело сохраняет максимально естественное положение, не напрягая дополнительные мышцы. Все это позволяет часами работать с бумагами или ПК с максимальной эффективностью, не ощущая дискомфорта.

Спортивное тело — эффективный мозг

Еще в начале века было экспериментально доказано, что у пожилых людей всего 35 минут тренировки с нагрузкой около 65% от максимальной частоты сердечных сокращений заметно улучшали гибкость мышления. Позже результаты подтвердились и для людей других возрастных категорий.

Для поддержания здорового образа жизни одной работы в динамической позе недостаточно. Нужно ежедневно обеспечивать себе физическую активность — примерно 30–60 минут в день. Но если выкроить такой период не получается, врачи рекомендуют заниматься спортом хотя бы по 10 минут.

Какой спорт выбрать?

Доказано, что разные виды активности не только укрепляют и оздоравливают, но и дают каждый свои бонусы:

• Баскетбол, волейбол, футбол и другие командные игры улучшают навыки совместной работы, расширяют поле внимания, помогают научиться длительной концентрации, ведь в игре ее потеря может стать причиной проигрыша.
• Ходьба ускоряет запоминание информации, стимулирует творческие способности и воображение.
• Аэробика помогает лучше концентрироваться на работе, если нужно игнорировать постоянные отвлекающие факторы.
• Силовые тренировки улучшают когнитивные функции, снижают уровень тревожности, борются с последствиями стрессов и замедляют старение мозга.
• Бег позволяет эффективнее бороться с депрессией, облегчает те виды деятельности, в которых нужно постоянно воспроизводить воспоминания.

Разумеется, при выборе необходимо учитывать и личные предпочтения и физические возможности организма.

Правильный отдых поможет делать больше

Человек обязательно должен периодически отдыхать. Это защищает его от эмоционального выгорания и стрессов. Нельзя забывать о перерывах в работе и эргономической мебели, интересных книгах и полезном общении. Обеспечить высокую работоспособность на протяжении многих лет поможет только комплексный подход, предусматривающий время и для работы, и для отдыха.