Если повысить эффективность использования времени, можно будет быстрее справиться с работой, заняться спортом, изучением иностранного языка или пообщаться с близкими. Современная наука разработала множество способов и программ, позволяющих без стресса и выгорания продуктивно работать изо дня в день.
Правильное использование времени
Тайм-менеджмент позволяет оптимально распределять время, успевая выполнить максимум полезных задач. В числе признанных наиболее действенными методик:
- матрица Эйзенхауэра;
- принцип Парето;
- пирамида Франклина;
- интеллект-карты (Mind map);
- метод ABC.
В основе этих методов – анализ важности и срочности задач, выстраивание дел в определенном порядке. Кроме того, обязательный контроль времени, затрачиваемого на малоэффективные действия – от просмотра ленты в соцсетях до зевок на разного рода совещаниях.
Ни одна из этих методик не гарантирует, что удастся за день переделать все необходимые дела. Это нормально, ведь у каждого человека есть своя максимальная скорость работы. Все, что успеть не удается, советуют делегировать, к примеру отдать на аутсорс.
Мотивация без стрессов
Повысить свою производительность можно и за счет изменения отношения к задаче. В конечном счете к этому и сводятся многочисленные рекомендации психологов по формированию мотивации и борьбе с прокрастинацией.
Чтобы повысить производительность при выполнении задания, нужно:
- поставить четкую цель, обязательно в положительном ключе;
- определить путь ее достижения;
- разбить этот путь на небольшие шаги. Если за исполнение все еще страшно браться – сделать шаги еще меньше, пока каждый из них не перестанет восприниматься как нечто сложное;
- записать все шаги с точными терминами;
- далее воспринимать как цель только ближайший шаг, не пытаясь думать о том, сколь длинным будет путь в целом;
- пытаться четко придерживаться планов.
Конечно, каждый день задач будет много. Придется научиться определять важность и срочность каждого из них, быстро оценивать, насколько они влияют на быстроту достижения основной цели.
Помощники, которые всегда рядом
Чтобы было легче структурировать свое время и оценивать эффективность его использования, специалисты всего мира создали тысячи полезных инструментов – от механического таймера на основе метода Pomodoro до компьютерного софта. Вот несколько удобных и бесплатных вариантов:
- TMetric Time Tracker. Приложение подходит и одиночкам, и небольшим командам.
- ManicTime. Программа для ПК, отслеживающая действия пользователя и учитывающая время. Затем можно просмотреть отчет и точно узнать, сколько было потрачено на соцсети, мессенджеры и прочие «пожиратели времени».
- Toggl. Тайм-трекер, помогающий организовывать работу на уровне небольшого предприятия.
- Asana. В рамках программы можно планировать работу команды, разделять задачи по приоритетам, настраивать дашборды.
Такие мини-помощники очень важны. Человек спокойно концентрируется на рабочем процессе, а программа в нужные моменты подсказывает, что пора сделать перерыв или что приближается дедлайн.
Место, где хочется работать
Доказано, что верная организация рабочего места способна повысить производительность примерно на 30%. И это только прямой результат. Есть еще и косвенные аспекты – улучшение самочувствия и здоровья уменьшает затраты на медицину и количество больничных.
Рабочее место, оборудованное в соответствии с правилами эргономики:
- обеспечивает достаточно пространства для рабочих документов, необходимых комплектующих, удобного размещения посетителей, движений сотрудника;
- гарантирует правильное освещение. Если оно меняется в течение дня, нужна возможность затемнить или осветить определенную область, развернуть монитор;
- не отвлекает и не раздражает благодаря правильной цветовой гамме оформления;
- обеспечивает возможность работы в тишине с оптимальным режимом температуры и влажности.
Жизнь в движении
Раньше считалось, что сотруднику в офисе достаточно простых стула и стола. Но исследования показали, что работа сидя отрицательно влияет на состояние позвоночника, мышц и суставов.
В результате длительных экспериментов ученые пришли к выводу, что оптимальный вариант – периодическое изменение позы, которое обеспечивает стол для работы стоя и сидя.
В числе преимуществ такого подхода:
- ускорение обмена веществ. Причем без усилий со стороны сотрудника. Трата калорий возрастает примерно в 1,5 раза;
- улучшение кровообращения, особенно в ногах и органах малого таза;
- постоянная небольшая нагрузка на мышцы, позволяющая им оставаться в тонусе. Это сохраняет правильную осанку, предотвращает искривление позвоночника, благотворно влияет на нервную и сердечно-сосудистую систему.
Эргономичная мебель – секрет высокой результативности
Чтобы человек мог посвятить все внимание проекту, достаточно обеспечить его правильной мебелью. Стол с переменной высотой и «памятью» на несколько оптимальных расположений столешницы – залог эффективной работы. Его, как и эргономичное кресло, достаточно настроить один раз, и можно будет больше не отвлекаться от рабочего процесса.
Особенно удобны столы с эргономичным вырезом
В этом случае при работе локти правильно расположены на столешнице под углом 90 градусов, а тело сохраняет максимально естественное положение, не напрягая дополнительные мышцы. Все это позволяет часами работать с бумагами или ПК с максимальной эффективностью, не ощущая дискомфорта.
Спортивное тело – эффективный мозг
Еще в начале века было экспериментально доказано, что у пожилых людей всего 35 минут тренировки с нагрузкой около 65% от максимальной частоты сердечных сокращений заметно улучшали гибкость мышления. Позже результаты подтвердились и для людей других возрастов.
Для поддержания здорового образа жизни одной работы в динамической позе недостаточно. Нужно каждый день обеспечивать себе физическую активность – примерно 30-60 минут в день. Но если выкроить такой период не получается, врачи советуют заниматься спортом хотя бы по 10 минут.
Какой спорт выбрать?
Доказано, что разные виды активности не только укрепляют и оздоравливают, но и дают каждый свои бонусы:
- Баскетбол, волейбол, футбол и другие командные игры улучшают навыки совместной работы, расширяют поле внимания, помогают научиться длительной концентрации, ведь в игре ее потеря может стать причиной проигрыша.
- Ходьба ускоряет запоминание информации, стимулирует творческие способности и воображение.
- Аэробика помогает лучше сконцентрироваться на работе, если нужно игнорировать постоянные отвлекающие факторы.
- Силовые тренировки улучшают когнитивные функции, снижают уровень тревожности, борются с последствиями стрессов и замедляют старение мозга.
- Бег позволяет более эффективно бороться с депрессией, облегчает те виды деятельности, в которых нужно постоянно воспроизводить воспоминания.
Очевидно, при выборе нужно учесть и личные предпочтения и физические способности организма.
Правильный отдых поможет делать больше
Человек обязательно должен периодически отдыхать. Это защищает ее от эмоционального выгорания и стрессов. Нельзя забывать о перерывах в работе и эргономической мебели, интересных книгах и полезном общении. Обеспечить высокую работоспособность в течение многих лет поможет только комплексный подход, предусматривающий время и для работы, и для отдыха.
Будьте здоровы и эффективны!
