Якщо підвищити ефективність використання часу, можна буде набагато швидше впоратися з роботою, зайнятися спортом, вивченням іноземної мови або поспілкуватися з близькими. Сучасна наука розробила безліч способів і програм, які дозволяють без стресу і вигорання продуктивно працювати день за днем.
Правильне використання часу
Тайм-менеджмент дозволяє оптимально розподіляти час, встигаючи виконати максимум корисних завдань. У числі визнаних найбільш дієвими методик:
- матриця Ейзенхауера;
- принцип Парето;
- піраміда Франкліна;
- інтелект-карти (Mind map);
- метод ABC.
В основі цих методів – аналіз важливості та терміновості завдань, вибудовування справ в певному порядку. Крім того, обов’язковий контроль часу, який витрачається на малоефективні дії – від перегляду стрічки в соцмережах до позіхання на різного роду нарадах.
Жодна з цих методик не гарантує, що вдасться за день переробити всі необхідні справи. Це нормально, адже у кожної людини є своя максимальна швидкість роботи. Все, що встигнути не вдається, рекомендують делегувати, наприклад віддати на аутсорс.
Мотивація без стресів
Підвищити свою продуктивність можна і за рахунок зміни ставлення до завдання. В кінцевому підсумку до цього і зводяться численні рекомендації психологів щодо формування мотивації та боротьбі з прокрастинацією.
Щоб підвищити продуктивність при виконанні завдання, потрібно:
- поставити чітку мету, обов’язково в позитивному ключі;
- визначити шлях її досягнення;
- розбити цей шлях на невеликі кроки. Якщо за виконання все ще страшно братися – зробити кроки ще менше, поки кожен з них не перестане сприйматися як щось складне;
- записати всі кроки з точними термінами;
- далі сприймати як мету тільки найближчий крок, не намагаючись думати про те, наскільки довгим буде шлях в цілому;
- намагатися чітко дотримуватися планів.
Звичайно, щодня завдань буде багато. Доведеться навчитися визначати важливість і терміновість кожного з них, швидко оцінювати, наскільки вони впливають на швидкість досягнення основної мети.
Помічники, які завжди поруч
Щоб було легше структурувати свій час і оцінювати ефективність його використання, фахівці з цілого світу створили тисячі корисних інструментів – від механічного таймера на основі методу Pomodoro до комп’ютерного софта. Ось кілька зручних і безкоштовних варіантів:
- TMetric Time Tracker. Додаток, що підходить і одинакам, і невеликим командам.
- ManicTime. Програма для ПК, яка відстежує дії користувача і враховує час. Потім можна переглянути звіт і точно дізнатися, скільки було витрачено на соцмережі, месенджери і інші «пожирачі часу».
- Toggl. Тайм-трекер
, який допомагає організовувати роботу на рівні невеликого підприємства. - Asana. В рамках програми можна планувати роботу команди, розділяти завдання по пріоритетам, налаштовувати дашборда.
Такі міні-помічники дуже важливі. Людина спокійно концентрується на робочому процесі, а програма в потрібні моменти підказує, що пора зробити перерву або що наближається дедлайн.
Місце, де хочеться працювати
Доведено, що правильна організація робочого місця здатна підвищити продуктивність приблизно на 30%. І це тільки прямий результат. Є ще й непрямі аспекти – поліпшення самопочуття і здоров’я зменшує витрати на медицину і кількість лікарняних.
Робоче місце, обладнане відповідно до правил ергономіки:
- забезпечує досить простору для робітників документів, необхідних комплектуючих, зручного розміщення відвідувачів, рухів співробітника;
- гарантує правильне освітлення. Якщо воно змінюється протягом дня, то потрібна можливість затемнити або висвітлити певну область, розгорнути монітор;
- не відволікає і не дратує завдяки правильній колірній гамі оформлення;
- забезпечує можливість роботи в тиші, з оптимальним режимом температури і вологості.
Життя у русі
Раніше вважалося, що співробітнику в офісі досить простих стільця і столу. Але дослідження показали, що робота сидячи негативно впливає на стан хребта, м’язів і суглобів.
В результаті тривалих експериментів вчені прийшли до висновку, що оптимальний варіант – періодична зміна пози, яку забезпечує стіл для роботи стоячи і сидячи.
У числі переваг такого підходу:
- прискорення обміну речовин. Причому без додаткових зусиль з боку співробітника. Трата калорій зростає приблизно в 1,5 рази;
- поліпшення кровообігу, особливо в ногах і органах малого тазу;
- постійна невелике навантаження на м’язи, що дозволяє їм залишатися в тонусі. Це зберігає правильну поставу, запобігає викривлення хребта, благотворно впливає на нервову і серцево-судинну системи.
Ергономічні меблі – секрет високої результативності
Щоб людина могла присвятити всю увагу проекту, досить забезпечити його правильними меблями. Стіл із змінною висотою і «пам’яттю» на кілька оптимальних розташувань стільниці – запорука ефективної роботи. Його, як і ергономічне крісло, досить налаштувати один раз, і можна буде більше не відволікатися від робочого процесу.
Особливо зручні столи з ергономічним вирізом
В цьому випадку при роботі лікті правильно розташовані на стільниці під кутом 90 градусів, а тіло зберігає максимально природне положення, не напружуючи додаткові м’язи. Все це дозволяє годинами працювати з паперами або ПК з максимальною ефективністю, не відчуваючи дискомфорту.
Спортивне тіло – ефективний мозок
Ще на початку століття було експериментально доведено, що у людей похилого віку всього 35 хвилин тренування з навантаженням близько 65% від максимальної частоти серцевих скорочень помітно покращували гнучкість мислення. Пізніше результати підтвердилися і для людей інших вікових категорій.
Для підтримки здорового способу життя однієї роботи в динамічній позі недостатньо. Потрібно щодня забезпечувати собі фізичну активність – приблизно 30-60 хвилин в день. Але якщо викроїти такий період не виходить, лікарі рекомендують займатися спортом хоча б по 10 хвилин.
Який спорт вибрати?
Доведено, що різні види активності не тільки зміцнюють і оздоровлюють, але й дають кожен свої бонуси:
- Баскетбол, волейбол, футбол та інші командні ігри покращують навички спільної роботи, розширюють поле уваги, допомагають навчитися тривалої концентрації, адже в грі її втрата може стати причиною програшу.
- Ходьба прискорює запам’ятовування інформації, стимулює творчі здібності і уяву.
- Аеробіка допомагає краще концентруватися на роботі, якщо потрібно ігнорувати постійні відволікаючі фактори.
- Силові тренування покращують когнітивні функції, знижують рівень тривожності, борються з наслідками стресів і уповільнюють старіння мозку.
- Біг дозволяє ефективніше боротися з депресією, полегшує ті види діяльності, в яких потрібно постійно відтворювати спогади.
Зрозуміло, при виборі необхідно враховувати і особисті переваги і фізичні можливості організму.
Правильний відпочинок допоможе робити більше
Людина обов’язково повинна періодично відпочивати. Це захищає її від емоційного вигорання і стресів. Не можна забувати про перерви в роботі і ергономічні меблі, цікаві книги і корисне спілкування
. Забезпечити високу працездатність протягом багатьох років допоможе тільки комплексний підхід, який передбачає час і для роботи, і для відпочинку.
Будьмо здорові та ефективні!
